Outlookhandigheidjes top-10

Door mijn werk als secretaresse heb ik de nodige ervaring opgedaan in het handig en efficiënt gebruik maken van Outlook. Kijk hieronder eens naar 10 tips die jij vast en zeker ook kan gaan toepassen:

1. Open de mail en de agenda in een separaat scherm

Zo hoef je niet heen en weer te schakelen en kan je ze eventueel op klein formaat naast elkaar openen. Als je klaar bent met de mail, sluit je het scherm van de mail om niet meer afgeleid te raken.

⇒ Klik met de ‘andere’ muisknop op het agenda-icoon linksonderin en kies voor ‘openen in nieuw scherm’.

2. Zet alle meldingen voor binnenkomende mail uit

Een ping en een pop-up als er een nieuwe mail binnenkomt kan storend en irritant zijn. Maar deze kan je gelukkig ook uitzetten:

⇒ Dit doe je via Bestand – Opties – E-mail – Ontvangen berichten – zet alle vinkjes uit.

3. Gebruik Automatische antwoorden (afwezigheidsmelding) 

Misschien gebruik je de out-of-office/ automatische antwoorden als je op vakantie gaat. Dan vermeld je welke periode je afwezig bent en wanneer je weer aanwezig bent. Je kan deze melding ook gebruiken als je een dag(deel) ‘onbereikbaar’ wil zijn. Vermeld dan dat je in noodgevallen telefonisch bereikbaar bent maar dat je die dag niet op mail zult reageren.

⇒ Bestand – Automatische antwoorden – Bepaal de eindtijd van de melding – Vul bericht in.

4. Categorieën in agenda en mail; kleur gebruiken

Door taken die jij regelmatig/terugkerend hebt een kleur te geven in je agenda en eventueel in je mail, krijg je in 1 oogopslag overzicht in wat je te doen hebt.

⇒ Start – Labels – Categoriseren  ⇒ Bij het maken van een afspraak kan je meteen een categorie kiezen of klik met de andere muisknop op een al gemaakte afspraak om alsnog een categorie te kiezen.

5. Postvak prioriteit / overig

Een eerste schifting tussen belangrijke en minder belangrijke mail, kan je maken door de minder belangrijke mail naar het postvak ‘Overig’ te verplaatsen. Je kan er dan meteen voor kiezen om mails van die afzender in het vervolg altijd in de overige mail binnen moet komen.

⇒ klik met de ‘andere’ muisknop op een mail en kies voor (altijd) verplaatsen naar postvak Overige.

6. Pas de titel van mail aan voor je antwoord of archiveert

Om efficiënt te mailen is het nodig dat mails in ook de onderwerpregel een passend onderwerp bevatten. Doorgestuurde berichten van de printer heten bijvoorbeeld “Xerox……”. Als jij deze mail zo doorstuurt, is het voor de ontvanger niet duidelijk waar de mail over gaat. Ook voor het overzicht in je mailarchief is het handiger als de titel duidelijk is zodat je mails niet eerst hoeft te openen.

⇒ Open een mail helemaal – de titel is nu aan te passen – sla op.

7. Sleep mails naar de agenda om een afspraak te maken

Een snelle stap zonder te hoeven schakelen tussen mail en agenda, is het aanmaken van een afspraak vanuit een mail die je aan het lezen bent. De tekst uit de mail is meteen toe te voegen, zelfs de hele mail als bijlage.

⇒ Selecteer de mail met de ‘andere’ muisknop en trek deze naar het agenda-icoon linksonderin het scherm – laat los en kies of je de tekst uit de mail of de mail als bijlage wil toevoegen – vul de datum en locatie van de afspraak in.

8. Uitnodiging/vergaderverzoek; meteen zien of je beschikbaar bent

Als je een vergaderverzoek (uitnodiging vanuit de Outlook-agenda) ontvangt ben je al snel geneigd om de datum te onthouden, je agenda te openen, te kijken of je beschikbaar bent en dan weer terug te gaan naar de mail om te reageren. Dat kan gemakkelijker, zeker als je meerdere verzoeken ontvangt.

⇒ Open het vergaderverzoek – ga bovenin het lint naar Agenda – je agenda opent vanzelf op de juiste dag zodat je meteen ziet of je beschikbaar bent.

9. Laat mails direct in een sub-map binnenkomen

Sommige mails ontvang je, maar weet je zeker dat je niet direct iets mee hoeft te doen. Denk aan nieuwsbrieven en meldingen vanuit programma’s etc. Laat deze mails daarom direct binnenkomen in een sub-map in je inbox. Nieuwsbrieven bijvoorbeeld meteen in de sub-map Nieuwsbrieven en updates vanuit programma’s in de map Programma’s. Bepaal welke sub-mappen handig zijn voor jou en maak deze aan onder je inbox. Zodra er een mail binnenkomt die in het vervolg in een sub-map wilt hebben:

⇒ Klik met de ‘andere’ muisknop op de mail – Regels – Berichten van … altijd verplaatsen – kies de juiste sub-map.

10. Laat je taken onderaan je agenda zien

Maak je nog geen gebruik van de taken? Ga dat dan zeker doen voor het plannen reminders en taken die je uit moet voeren. Daarbij raad ik je aan om niet de taken te gebruiken maar het takenprogramma To Do wat ook in het Office365 pakket zit. Tot Do synchroniseert met je agenda en is ook op je telefoon te gebruiken. Je kan hierin taken plannen in een map en deze taken een einddatum geven. Het handige is dat je de taken per dag kan laten weergeven onder de dagen in je agenda. Zo hoef je alleen je agenda open te hebben.

⇒ Agenda – Beeld – Indeling – Takenlijst vandaag – Normaal.