Wat is het nut van een planning maken?
Laat ik allereerst beginnen met te zeggen dat een planning een hulpmiddel is. Het is er om je te helpen en niet om je te beperken (“als ik iets plan dan ligt het vast en ben ik mijn flexibiliteit kwijt”). Een goede planning biedt ruimte en flexibiliteit en kan je uiteraard bijstellen als dat nodig blijkt te zijn.
Overzicht creëren geeft je ruimte
Door overzicht te hebben op wat je allemaal moet doen kan je makkelijker kiezen wat belangrijk is. Als je gaat plannen, kan je ruimte máken voor belangrijke dingen door hier vooraf tijd voor vast te leggen.
Dit voorkomt dat het op je takenlijstje staat maar dat je er nooit aan toekomt. Weten wat je op welke dag/in welke week te doen hebt, geeft je richting. Het bespaart je veel tijd als je niet dagelijks hoeft te bedenken wat je moet gaan doen. Het geeft je vrijheid en flexibiliteit; je kunt snel zien of en waar je kunt schuiven met taken als er iets tussendoor komt. Maar je kunt bijvoorbeeld ook gemakkelijker de inschatting maken of je een dag of middag vrij kan nemen. Dit kan je vervolgens mogelijk te maken door die week elke dag iets extra’s te doen dat op de dag gepland staat dat jij vrij wil nemen.
Tijd inschatten is lastig
Het is lastig om goed in te schatten hoeveel tijd werkzaamheden je precies kosten, zeker als je iets nieuws gaat doen. Het blijkt dat we de benodigde tijd standaard onderschatten. Zodra je een taak vaker hebt uitgevoerd, kan je preciezer aangeven hoe veel tijd je er gemiddeld mee bezig bent.
Het kan daarom nuttig zijn om de tijd die je aan een taak besteed te gaan timen. Door meer zicht te krijgen op je werkelijke tijdsbesteding kan je dus ook realistischer plannen. Laat daarnaast per taak of per dag bewust tijd vrij voor uitloop en onverwachte dingen.
En evalueer – kijk na een week of een maand eens of je uitkomt met de tijd die je inplant voor taken. Zo niet, plan dan standaard meer in voor terugkerende taken. Kom je standaard tijd tekort voor; kijk dan goed waar het precies spaak loopt. Zit dit in dat je te weinig tijd ingepland hebt? Onderschat je hoeveel tijd dit kost? Heb je te veel andere taken erbij gepland op dezelfde dag? Laat je je nog te veel afleiden en besteed je de ingeplande tijd niet goed?
Prioriteiten stellen - de basis van je planning
Prioriteiten stellen is nodig om te kunnen besluiten wat je wel en niet gaat doen en vervolgens in welke volgorde. Om dit te kunnen bepalen kan je als hulpmiddel de Eisenhower-matrix gebruiken:
Deze helpt je te bepalen of een taak belangrijk en/of urgent is. Sommige taken kunnen heel belangrijk voelen maar zijn dat niet echt. En klusjes die je liever uitstelt omdat ze niet zo belangrijk lijken, kunnen heel veel impact hebben als je ze niet doet.
7 stappen voor een goede en haalbare dag-/weekplanning
- Verzamel – Bedenk alles wat je moet doen en schrijf dit op, pak ook je agenda erbij.
- Ordenen en beslissen – In deze stap ga je bepalen welke taken het belangrijkst zijn en ga volgorde aanbrengen in de taken die je opgeschreven hebt. Als je het lastig vind kan je de taken invullen in de matrix.
- Klein en concreet – deel grote taken/projecten op in uitvoerbare brokken. Omschrijf de taak zo concreet mogelijk, des te sneller je ermee aan de slag kunt gaan.
- Bundel/cluster – plan taken die met dezelfde dingen te maken hebben bij elkaar per dag of per week. Plan bijvoorbeeld 1 moment per week in om de administratie bij te werken, ga niet elke brief/mail die je binnenkrijgt apart verwerken. Zo kan alles achter elkaar afwerken en ben je er niet meerdere keren per week mee bezig.
- Plan realistisch en hou marge – time hoe lang je over terugkerende taken doet en neem de werkelijke tijd op in je planning. Plan je dag niet helemaal vol zodat je altijd ruimte heb voor uitloop en onverwachte dingen.
- Plan grotere taken/projecten van achter naar voren in – begin de deadline vast te zetten en plan de stappen dan terug in de tijd in. Zo maak je bijvoorbeeld de planning voor een verhuizing. Leg de verhuisdatum vast en ga dan inplannen wat je daarvoor allemaal moet regelen.
- Evalueer en stel bij – bekijk elke week je of je nog op schema loopt zodat je op tijd kunt bijstellen bij vertraging. Dit voorkomt vervelende verrassingen aan het eind en zorgt ervoor dat je zelf de controle houdt.
Kan ik je verder helpen?
Heel veel succes met het maken van jouw planning!
Neem gerust contact op als je nog vragen hebt.
