Tegenwoordig bezitten we allemaal een grote hoeveelheid digitale ‘spullen’.
Doordat we de beschikking hebben over een mobiele telefoon, computer online opslag is het héél gemakkelijk om e-mails, documenten en foto’s te blijven verzamelen. Als het geheugen van je apparaten vol dreigt te lopen, is dat snel verholpen door alles over te hevelen naar ruimte ‘in de cloud’.
Maar doen we nog echt iets met al die verzamelde informatie? Veel ervan wordt voor de zekerheid bewaard of om ooit nog eens een keer te lezen.
Herken je dit? Dan is het goed om een of 2 keer per jaar eens een grote ‘digitale schoonmaak’ te houden!
In deze blog geef ik je een aantal tips om op te schonen wat je verzameld hebt op je telefoon, in de e-mail en op je computer. Dit creëert weer overzicht door wat je bewaard weer overzichtelijk is en dat geeft weer rust in je hoofd.
Twijfel je hoe lang je bepaalde documenten moet bewaren? Kijk dan in deze blog voor de checklist voor de bewaartermijnen van de meest voorkomende documenten in je administratie.
Mobiele telefoon
- verwijder apps die je niet gebruikt.
- verwijder apps van programma’s of websites van je telefoon die beter werken op de computer.
- houd het eerste scherm zo leeg mogelijk; zet social media apps met meldingen niet op het eerste scherm om minder snel afgeleid te worden.
- zet apps over hetzelfde onderwerp bij elkaar, eventueel in een map.
- blader eens door je foto’s heen en bekijk welke weg kunnen. Foto’s die je wil bewaren kan je overzetten op je computer of harde schijf om geheugenruimte vrij te maken (als je bestanden deelt dan gebeurt dit misschien al automatisch).
- schoon je inbox op: wat kan er weg? En wat kan gearchiveerd worden in een map als het bewaard moet worden?
- bekijk de mappen; zijn deze nog actueel? Verwijder verouderde mappen en de mail daarin. Maak nieuwe mappen voor mails die nog geen passende map hebben.
- ontvang je reclamemails of nieuwsbrieven die je niet interessant meer vind?; schijf je hiervoor uit.
- leeg de verzonden items folder.
- leeg de prullenbak folder.
Computer
- ruim het bureaublad op; geef losse bestanden een definitieve plek bij de documenten als je ze wilt bewaren.
- loop je documenten door; staan deze in duidelijke mappen zodat je ze kunt terugvinden?
- geef documenten een duidelijke documentnaam als je ze opslaat zodat ze makkelijk terug te vinden zijn (b. 20240301 Belastingdienst – Aangiftebrief 2023).
Social media
- kijk eens kritisch naar welke platformen je nog gebruikt.
- zet meldingen met geluid en meldingen die steeds op je scherm komen uit. Dan kan je zelf bepalen wanneer je kijkt.
- Facebook: om het aantal berichten in je nieuwsoverzicht te verminderen kan je instellen dat je van groepen geen berichten ziet. Zo kan zelf beslissen wanneer je naar die groep gaat om de berichten te lezen (hoe => ga naar de groep en stel in dat je geen meldingen krijgt).
Kan ik je verder helpen?
Zoek je hulp bij het uitzoeken of ordenen van jouw digitale administratie? Ik help je graag! Hier vind je meer informatie over de mogelijkheden.
Neem gerust contact op als je nog vragen hebt of een vrijblijvende kennismaking wil plannen.
