Altijd overal toegang tot je gegevens en documenten hebben is heerlijk. Geen rijen met mappen meer vol met papierwerk voor de administratie scheelt veel ruimte.
Een digitale administratie heeft echter ook een nadeel en dat is dat het heel ongrijpbaar is. Vroeger was het veel tastbaarder; een stapel documenten waarvan je (als het goed is) wist waar je het opgeborgen had. Nu moet je voordat je een document opslaat goed nadenken waar je dat wil doen. Als je het document makkelijk terug wil kunnen vinden althans.
Daarom geef ik graag 5 tips om je ‘digitale’ administratie te organiseren zodat je minder tijd kwijt bent met zoeken:
- Programma’s snel toegankelijk maken.
- Websites en online programma’s vindbaar.
- Accounts en wachtwoorden eenvoudig beheren.
- Documentbeheer.
- Je mailbox bijhouden.
1. Programma's snel toegankelijk maken
Programma’s die ‘op’ je computer staan kan je openen via het menu, denk bijvoorbeeld aan Word, Excel en je mailprogramma. Om niet steeds de hele lijst door te hoeven scrollen, kan je de programma’s die je vaak gebruikt op 3 manieren sneller toegankelijk maken. Dit kan door deze toe te voegen:
- Als ’tegels’ in het menu.
- Op het bureaublad.
- Op de taakbalk.
Begin door een op te zoeken in de lijst en er met de ‘andere’ muisknop op te klikken. Kies er dan voor om het programma ‘aan Start’ vast te maken om een tegel te creëren. En kies via ‘Meer’ om het programma aan de taakbalk vast te maken.
2. Bladwijzers voor websites en online programma's
Om te voorkomen dat je voortdurend opnieuw moet Googelen als je naar een website of online programma wil gaan, is het handig om te gaan werken met bladwijzers.
Zodra je een website bezoekt die je vaker zult gebruiken, dan maak je een bladwijzer aan. Dit doe je door (in de browser) inde adresbalk op het sterretje te klikken of via het menu in de browser.
Om vervolgens deze bladwijzers overzichtelijk te houden, kan je deze in mapjes onderverdelen (social media, boekhouding etc.).
3. Accounts en wachtwoorden eenvoudig beheren
Om gek van te worden al die accounts en wachtwoorden! Bij elke nieuwe organisatie waar je mee te maken krijgt, moet je weer een nieuw account aanmaken.
Accounts en wachtwoorden kan je natuurlijk in een notitieboekje opslaan maar je kunt ook een ‘wachtwoordkluis‘ gebruiken die ze allemaal voor je onthoud. Voorbeelden hiervan zijn LastPass en Dashhlane.
Zodra je ergens een wachtwoord in moet vullen, activeer je deze kluis en haalt de kluis de inloggegevens voor je op.
De regel voor een veilig wachtwoord is tegenwoordig: zo lang mogelijk. Hoe langer des te moeilijker te kraken door hackers. En uiteraard niet voor meerdere accounts dezelfde wachtwoorden gebruiken met makkelijk te achterhalen zaken als namen en/of geboortedata van partner, kinderen of huisdieren 😉
Automatisch laten genereren van moeilijke wachtwoorden kan binnen LastPass en Dashlane maar bijvoorbeeld ook met een online wachtwoordgenerator.
4. Documenten terugvinden op je computer
Weten waar je documenten te vinden zijn is het allerbelangrijkst. Kies een map waarin je jouw documenten wil (gaan) bewaren. Dit kan de documentenmap zijn die standaard op de computer zit maar ook een andere map.
Maak vervolgens mappen aan die voor jou logisch zijn om documenten in te archiveren en makkelijk vindbaar te houden. Een voorbeeld van mappen met sub-mappen:
- Huis:
- hypotheek/huur
- verzekeringen
- vaste lasten (elektra, water, gas etc.)
- lidmaatschappen en abonnementen.
- Auto:
- verzekering
- lidmaatschap wegenwachtservice
- papieren onderhoud.
- Inkomen:
- contract, jaaropgaven etc. werkgever
- gegevens uitkering of pensioen
- papieren Belastingdienst.
Maak er een gewoonte van om bestanden die je download of tijdelijk op het bureaublad opslaat, steeds weer een definitieve plek te geven.
5. Je mailbox bijhouden
Niks zo irritant als door een volle inbox te moeten zoeken naar een bepaald mailtje. Probeer aan te houden dat je mails leest en direct verwerkt. Je beslist meteen wat ermee gedaan moet worden:
- weggooien
- bewaren in een mapje
- actie ondernemen.
Dit zorg ervoor dat alleen mails in de inbox blijven staan waar je nog iets mee moet doen.
